Conditions générales d'utilisation et de service (CGU/CGS)

Éditeur : DC-KNOWING SARL — « The bespoke partner »

Ces conditions fixent les règles d'accès et d'utilisation des logiciels de la Suite Flow, éditée et opérée par DC-KNOWING. Elles complètent les Mentions légales et la Politique de confidentialité.

Comment lire ce document. Ce sont les règles du jeu entre vous et nous. Chaque article commence par les règles communes à toute la Suite, puis donne les règles propres à chaque logiciel quand c'est utile. Les encadrés « En clair » résument l'essentiel.

Article 1 — Objet et définitions

Ces conditions fixent les règles d'accès et d'utilisation des logiciels de la Suite Flow par des professionnels (entreprises, associations, cabinets, indépendants).

Article 2 — Acceptation

Souscrire à un abonnement, créer un compte ou se connecter vaut acceptation sans réserve de ces CGU/CGS. Les conditions propres du Client (conditions d'achat, par exemple) ne s'appliquent que si l'Éditeur les accepte par écrit.

Article 3 — Compte et accès

1. L'accès demande l'ouverture d'un compte professionnel.
2. Le Client donne des informations exactes et les tient à jour.
3. Chaque Utilisateur a ses propres identifiants. Ils sont personnels : ne les partagez pas.
4. Tout ce qui est fait avec vos identifiants est considéré comme fait par vous. Si un accès non autorisé vient d'une négligence du Client (mot de passe partagé ou laissé visible, par exemple), le Client en assume les conséquences.
5. Prévenez-nous sans attendre si vous soupçonnez un accès frauduleux.

Article 4 — Ce que fait chaque logiciel

En clair : voici ce que vous achetez, logiciel par logiciel. Les fonctions sont décrites à titre d'information. Elles peuvent évoluer, et nous ne promettons pas de chiffres de performance précis.

4.1 — Compta Flow (comptabilité)

• Comptabilité générale et tiers selon le SYSCOHADA révisé ;
• Saisie des écritures, journaux, balances, lettrage, rapprochements bancaires ;
• Préparation des états financiers ;
• Liaison avec les flux de facturation de Sell Flow.

4.2 — Sell Flow (ventes, caisse, FNE)

• Facturation connectée à la Facture Normalisée Électronique (FNE) de la DGI ;
• Caisse tactile (POS), multi-boutiques et multi-caisses ;
• Suivi des stocks et des mouvements de marchandises ;
• Gestion des catalogues et des clients selon leur type ;
• Facturation récurrente.

4.3 — RH Flow (personnel et paie)

• Dossiers du personnel, contrats, congés ;
• Calcul de la paie ivoirienne, bulletins, livres de paie, rémunération par quinzaine, travailleurs journaliers ;
• États et déclarations liés à la CNPS, à l' ITS, à la CMU et états annuels (États 301 / DISA).

4.4 — GP Flow (pointage mobile)

• Pointage des présences par scan de QR Code et par GPS sur mobile (Android et iOS) ;
• Suivi du temps de travail et des journaliers (taux horaire × heures réelles) ;
• Transmission des données de présence vers RH Flow.

4.5 — Task Flow, aussi appelé Contact Flow (CRM, projets et contrats)

• Gestion de la relation client (CRM) : contacts, suivi des échanges ;
• Gestion de projets et de tâches avec niveaux de priorité (Basse, Normale, Haute) ;
• Suivi de l'avancement des dossiers (En attente, En cours, Terminé) ;
• Suivi des contrats ;
• Notes partagées et échanges entre le Client et le cabinet.

4.6 — Legal Flow (conformité et veille juridique)

• Calendrier fiscal et juridique ivoirien, mis à jour selon les annexes fiscales ;
• Matrice de contrôle de la conformité (juridique, fiscale, sociale, douanière) ;
• Alertes avant les échéances (WhatsApp, SMS, e-mail) ;
• Traçabilité des quittances et des obligations annuelles selon le régime d'imposition de l'entreprise ;
• Accès par la plateforme web et par WhatsApp (bot dédié).

4.7 — CGA Connect

Ce logiciel est en cours de développement. Ses conditions particulières seront ajoutées à ces CGU/CGS à son ouverture.

4.8 — DC-KNOWING AI

L'assistant d'IA de Legal Flow n'est pas encore disponible. À son ouverture, il sera soumis à l' article 6 des Mentions légales : c'est une aide, pas un conseil professionnel.

4.9 — Les logiciels travaillent ensemble

Les logiciels sont conçus pour échanger des données (ventes vers comptabilité, pointage vers paie, par exemple). Cette liaison dépend des logiciels que vous avez souscrits.

Article 5 — Prix et paiement

5.1 Principes

• Les prix sont en francs CFA hors taxes (FCFA HT). La TVA au taux en vigueur s'ajoute.
• Paiement d'avance, au mois ou à l'année.
• Moyens de paiement : Mobile Money (Orange, MTN, Wave), virement ou chèque.
• Remise de 10 % pour tout abonnement annuel réglé d'avance.

Coordonnées bancaires de DC-KNOWING pour les virements :

Important : indiquez toujours votre nom d'entreprise et le numéro de facture dans le libellé du virement. Avant un premier virement, vous pouvez vérifier le RIB en nous appelant au +225 27 22 42 14 43. N'acceptez jamais un changement de RIB reçu par message sans nous appeler.

5.2 Formules du bundle « Suite Flow » (Compta Flow + Sell Flow + RH Flow)

5.3 Tarifs (FCFA HT)

« Salarié actif » : c'est un salarié dont le profil est ouvert (non archivé) dans GP Flow pendant le mois facturé. Un salarié archivé avant le début du mois n'est pas facturé. L'abonnement GP Flow comprend 5 salariés actifs : au-delà, chaque salarié actif supplémentaire est facturé 1 000 FCFA HT par mois.

5.4 Options et prestations

5.5 Changement de prix

L'Éditeur peut modifier ses tarifs. Il prévient le Client au moins 30 jours avant. Si le Client ne résilie pas avant la date d'application, le nouveau tarif s'applique.

Article 6 — Disponibilité, support et maintenance

Disponibilité : nous mettons en œuvre les moyens raisonnables pour que la plateforme soit accessible 24 h/24 et 7 j/7, avec un objectif de 99 % par mois, hors maintenance programmée. C'est une obligation de moyens, pas de résultat.

Support client :

Pendant les horaires d'ouverture, nous visons une première réponse dans les 30 minutes.

Demandes de démonstration. Le site de la Suite Flow propose un formulaire de demande de démo (prénom, nom, numéro WhatsApp, créneau souhaité et sélection tarifaire) et permet de transmettre la même demande directement sur WhatsApp au +225 07 67 13 19 93. Ces canaux servent uniquement à être recontacté : ils ne valent pas souscription, qui reste soumise aux présentes conditions.

À savoir : le numéro +225 05 74 52 90 52 est réservé à l'assistant IA et aux notifications des applications (alertes, communications). Ne l'utilisez pas pour le support : écrivez ou appelez le +225 07 67 13 19 93.

Maintenance : quand elle impose une coupure, elle est planifiée si possible hors des heures de travail (8h–18h GMT), avec une information au moins 24 heures à l'avance.

Pannes extérieures : les coupures d'électricité, d'Internet ou des opérateurs télécoms ne sont pas de notre fait.

Article 7 — Ce que le Client doit faire

7.1 Règles pour toute la Suite

1. Les données saisies sont de votre responsabilité : exactitude, légalité, sincérité des pièces, montants, informations de paie, informations juridiques.
2. Utiliser la Suite pour votre activité professionnelle et dans le respect des lois ivoiriennes.
3. Ne pas tenter d'accéder aux données d'un autre client, ni de perturber la plateforme.
4. Garder vos propres copies des documents importants (pièces justificatives originales, par exemple).

7.2 Règles propres à chaque logiciel

Article 8 — Logiciel ou mission d'expertise : ne pas confondre

Souscrire à un logiciel de la Suite Flow, c'est acheter un outil. Ce n'est pas, en soi, une mission de conseil, d'audit ou d'expertise comptable engageant la responsabilité professionnelle du cabinet, au sens des règles de l' Ordre des Experts-Comptables et Comptables Agréés de Côte d'Ivoire.

Une vraie mission du cabinet (supervision, direction financière externalisée) suppose une souscription distincte (option « Assistance Cabinet » ou formule « Accompagnement Premium + Cabinet ») et une lettre de mission écrite.

Les réponses du bot WhatsApp et de l'assistant DC-KNOWING AI sont des aides automatiques (voir Mentions légales, article 6).

Article 9 — Responsabilité

1. Dommages indirects exclus. DC-KNOWING ne répond pas des dommages indirects : perte d'exploitation, manque à gagner, perte de chance, préjudice commercial, redressement fiscal ou pénalités sociales causés par une mauvaise saisie ou un mauvais usage du logiciel.
2. Plafond. Si la responsabilité de DC-KNOWING est retenue par une décision de justice définitive, l'indemnité totale ne peut pas dépasser les sommes réellement payées par le Client pendant les 12 mois précédant le fait à l'origine du dommage.
3. Exceptions. Ces limites ne s'appliquent pas en cas de faute lourde ou dolosive de l'Éditeur, ni pour ce que la loi interdit de limiter.
4. Force majeure. Aucune des parties n'est responsable d'un manquement dû à un cas de force majeure (événement extérieur, imprévisible et irrésistible).

En clair : si votre déclaration est fausse parce que vous avez saisi un mauvais chiffre, la pénalité du fisc est pour vous. Si la faute vient de nous, notre responsabilité est plafonnée à ce que vous nous avez payé sur 12 mois, sauf faute lourde.

Article 10 — Durée, résiliation et suspension

10.1 Durée

L'abonnement commence à la souscription, pour la durée choisie (mensuelle ou annuelle). Il se renouvelle automatiquement pour la même durée.

10.2 Résiliation

10.3 Suspension

L'Éditeur peut suspendre l'accès :

• si une facture reste impayée 8 jours après mise en demeure ;
• en cas d'atteinte grave à la sécurité de la plateforme.

Article 11 — Récupérer vos données (réversibilité)

À la fin du contrat, quelle qu'en soit la cause :

1. Le Client peut demander la restitution de ses données dans les 30 jours suivant la fin du contrat.
2. L'Éditeur les remet dans un format courant (CSV, Excel, PDF) : écritures comptables, données de paie, fichiers clients, historiques de facturation, données de pointage, de tâches et de contrats.
3. Passé ce délai, les données sont supprimées, sauf celles que la loi oblige à conserver (voir Politique de confidentialité, article 7).

Article 12 — Propriété intellectuelle et données personnelles

• Les droits sur la Suite Flow appartiennent à l'Éditeur (Mentions légales, article 5). Le Client reçoit un droit d'usage personnel, non exclusif et non transférable, pour la durée de l'abonnement.
• Le traitement des données personnelles est détaillé dans la Politique de confidentialité, qui fait partie du contrat.

Article 13 — Modification des CGU/CGS

L'Éditeur peut modifier ces conditions, notamment à l'ouverture d'un nouveau logiciel ou en cas de changement de loi. Les changements sont annoncés par e-mail ou dans l'application avant leur application. Continuer à utiliser la Suite après cette date vaut acceptation.

Article 14 — Droit applicable et règlement des litiges

Droit applicable : le droit ivoirien et le droit OHADA, notamment :

• l'Acte Uniforme sur le Droit Commercial Général (AUDCG) ;
• le Code Général des Impôts et les textes sur la FNE ;
• le Code du Travail, la CNPS et la CMU ;
• la Loi n° 2013-450 du 19 juin 2013 sur la protection des données personnelles et son décret d'application n° 2015-285 du 29 avril 2015 ;
• la Loi n° 2013-451 du 19 juin 2013 sur la lutte contre la cybercriminalité ;
• la Loi n° 2013-546 du 30 juillet 2013 sur les transactions électroniques.

Étape 1 : l'amiable. En cas de désaccord, on commence par se parler. La partie qui se plaint écrit à l'autre par lettre recommandée avec accusé de réception (ou acte d'huissier). Les parties ont 30 jours pour trouver un accord de bonne foi.

Étape 2 : le tribunal. À défaut d'accord, le Tribunal de Commerce d'Abidjan est seul compétent, y compris en référé.

Article 15 — Dispositions finales

• Si une clause tombe (annulée par un juge), les autres restent valables.
• Si l'on ne réclame pas un droit à un moment donné, on ne perd pas la possibilité de le réclamer plus tard.
• Langue : seule la version française fait foi.

Suite Flow — DC-KNOWING SARL
Version 1.0 · 20 octobre 2026