Politique de confidentialité et de protection des données

Éditeur : DC-KNOWING SARL — « The bespoke partner »

La Suite Flow est développée et opérée par DC-KNOWING. Cette politique dit, pour chaque logiciel, ce que nous collectons, pourquoi, où sont hébergées les données, combien de temps nous les gardons et quels sont vos droits. Elle complète les Mentions légales et les CGU/CGS.

En clair, l'essentiel :

• Nous collectons seulement ce qui sert à faire fonctionner le logiciel et à respecter la loi.
• Vos données sont à vous : nous les traitons pour vous, nous ne les vendons pas.
• Chaque client a son espace séparé : un autre client ne voit pas vos données.
• Nos serveurs sont aux États-Unis (Google Cloud / Firebase, us-central1) et chez Supabase (Singapour / États-Unis).
• Vous avez des droits (accès, correction, suppression…) et vous pouvez les exercer facilement.
• Vous pouvez saisir l'ARTCI si vous n'êtes pas satisfait.

Article 1 — Les textes qui nous encadrent

Cette politique respecte la Loi n° 2013-450 du 19 juin 2013 relative à la protection des données à caractère personnel, son décret d'application n° 2015-285 du 29 avril 2015 et les décisions de l'ARTCI (Autorité de Régulation des Télécommunications/TIC de Côte d'Ivoire), qui joue le rôle d'autorité de protection des données.

Article 2 — Qui est responsable de quoi ?

En clair : si vous utilisez RH Flow, c'est vous, l'employeur, qui décidez des données de vos salariés et qui devez les informer. Nous, nous hébergeons, sécurisons et faisons fonctionner l'outil.

Qui nous représente pour la protection des données :

Pour les joindre : voir l'article 8.

Article 3 — Quelles données collectons-nous ?

3.1 Par grande famille

3.2 Par logiciel

Article 4 — Pourquoi, et sur quelle base légale ?

Article 5 — Qui reçoit vos données ?

1. Les administrations habilitées, quand le Client doit déclarer : DGI, CNPS, CMU/caisse d'assurance maladie.
2. Les banques partenaires, pour l'exécution des virements de salaires.
3. Nos prestataires techniques, tenus par contrat à la sécurité et à la confidentialité :
   • Google LLC (Firebase Hosting, Google Cloud Platform) : hébergement des applications web ;
   • Supabase Inc. : base de données, stockage vectoriel et base de connaissances (RAG) ;
   • Fournisseurs d'envoi de SMS et de messages WhatsApp, pour les alertes et le bot ;
   • Forminit : collecte et routage des soumissions du formulaire de demande de démo du site (hébergement AWS, Union européenne ; accord de traitement — DPA — disponible) ;
   • Google Analytics et Meta : mesure d'audience, uniquement si vous l'acceptez (article 11).
4. Les autorités judiciaires, uniquement quand la loi nous y oblige.

Nous ne vendons pas vos données et ne les louons à personne.

Article 6 — Où sont stockées vos données ? Transferts à l'étranger

Vos données sont donc hébergées hors de Côte d'Ivoire. Ce transfert est encadré par la Loi n° 2013-450 : nous exigeons de nos hébergeurs des garanties de sécurité et de confidentialité par contrat, et nous accomplissons auprès de l'ARTCI les formalités de déclaration ou d'autorisation que la loi impose pour ce type de transfert.

En clair : vos données ne restent pas en Côte d'Ivoire, mais elles sont protégées par contrat, chiffrées et cloisonnées. Si vous avez une question sur ce point, écrivez-nous.

Article 7 — Combien de temps gardons-nous les données ?

À la fin de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées.

Article 8 — Vos droits

Toute personne dont les données sont traitées dans la Suite Flow peut demander :

Comment faire :

• Par e-mail : dcknowing@gmail.com
• Par courrier : DC-KNOWING — À l'attention du Délégué à la protection des données — Cocody Riviera Bonoumin (Riviera 2), Abidjan, Côte d'Ivoire
• Par téléphone : +225 27 22 42 14 43 · +225 07 67 13 19 93
• Par WhatsApp : +225 07 67 13 19 93

Un salarié veut accéder à ses données de paie ou de pointage ? Il s'adresse d'abord à son employeur (notre client). Nous aidons l'employeur à répondre dans les meilleurs délais.

Réclamation : si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir l'ARTCI.

Article 9 — Comment nous protégeons vos données

En cas d'incident touchant des données personnelles, nous en informons le Client concerné dans les meilleurs délais et nous prenons les mesures nécessaires, y compris vis-à-vis de l'ARTCI lorsque la loi l'impose.

Aucun système n'est invulnérable : nous mettons en œuvre des mesures adaptées, sans pouvoir promettre un risque zéro.

Article 10 — Règles particulières par logiciel

Pointage et géolocalisation (GP Flow)

• Le pointage par QR Code et par GPS sert uniquement à suivre le temps de travail.
• Le Client employeur doit informer les salariés du pointage par QR Code et de la géolocalisation, avant leur mise en place.
• Ces données ne doivent pas servir à surveiller les salariés en dehors du cadre du travail.
• La position GPS n'est relevée qu'au moment du pointage. Elle n'est pas suivie en continu.

Paie et données de salariés (RH Flow)

• Seules les personnes habilitées chez le Client (gestionnaire RH, direction) accèdent aux données de paie.
• Les données sont transmises à la CNPS, aux services des impôts et à la CMU uniquement pour les déclarations légales.

Facturation et clients (Sell Flow, Compta Flow)

• Les données des clients du Client sont utilisées pour émettre et certifier les factures (FNE-DGI) et tenir la comptabilité.
• Nous ne les utilisons à aucune fin commerciale propre.

CRM, projets et contrats (Task Flow)

• Les contacts et contrats que vous enregistrez restent dans l'espace de votre entreprise.
• Vous êtes responsable de la légalité de leur collecte, et de l'information des personnes concernées.

Alertes et bot WhatsApp (Legal Flow)

• Les alertes par WhatsApp, SMS et e-mail utilisent les coordonnées que vous nous avez données, pour vous prévenir avant les échéances.
• Les alertes WhatsApp et les réponses de l'assistant IA partent du numéro +225 05 74 52 90 52. C'est un numéro automatique, réservé aux notifications et communications des applications. Pour exercer vos droits ou demander de l'aide, utilisez les contacts de l' article 8.
• Le bot s'appuie sur une base de connaissances juridique stockée chez Supabase. N'envoyez pas au bot de mots de passe, de codes ou d'informations personnelles de salariés qui ne sont pas nécessaires à votre demande.
• Vous pouvez demander à ne plus recevoir un canal d'alerte en nous écrivant.

Intelligence artificielle (DC-KNOWING AI)

• L'assistant n'est pas encore disponible.
• À son ouverture, nous vous dirons quelles données lui sont envoyées et comment elles sont traitées. La Politique sera alors mise à jour.

Article 11 — Cookies

Un cookie est un petit fichier enregistré sur votre appareil quand vous utilisez un site ou une application web.

Ce que vous pouvez faire : accepter ou refuser les cookies de mesure d'audience à tout moment, sans que cela change votre accès au service. Vous pouvez aussi les bloquer dans les réglages de votre navigateur.

Nous n'utilisons pas ces cookies pour vous envoyer de la publicité ciblée à l'intérieur des logiciels de la Suite Flow.

Article 12 — Modifications et contact

Nous pouvons mettre à jour cette politique, notamment à l'ouverture d'un nouveau logiciel. La version en vigueur est celle publiée dans l'application, avec sa date de mise à jour.

Suite Flow — DC-KNOWING SARL
Version 1.0 · 20 octobre 2026